辦公家具的外觀形式直接展現(xiàn)在使用者面前，它是功能和結(jié)構(gòu)的直觀表現(xiàn)。外觀依附于其結(jié)構(gòu)，特別是外在結(jié)構(gòu)。但是外觀形式和結(jié)構(gòu)之間并不存在對應的關(guān)系，不同的外觀形式可以采用同一種結(jié)構(gòu)來表現(xiàn)。外觀形式存在著較大的自由度，空間的組合上具有相當?shù)倪x擇性，如梳妝臺的基本結(jié)構(gòu)都相同，但其外觀形式卻千姿百態(tài)。

       辦公家具的外觀形式作為功能的外在表現(xiàn)，還具有認識功能，因此，具有信息傳達和符號義；還能發(fā)揮其審美功能，從而產(chǎn)生相應的情調(diào)氛圍，形成相應的藝術(shù)效果，給人以美的享受。

       辦公家具相應產(chǎn)品的功能分為四個方面，即技術(shù)功能、經(jīng)濟功能、使用功能與審美功能。